Como escolher uma produtora audiovisual para o seu evento? 8 pontos para avaliar antes de contratar

Contratar uma produtora audiovisual para um evento vai muito além de escolher quem vai levar uma câmera para fazer alguns registros.

Um evento acontece uma única vez. Depois que as luzes se apagam, as palestras terminam e o público vai embora, o que permanece são as experiências vividas e os conteúdos produzidos a partir delas. Por isso, escolher a equipe responsável pela cobertura audiovisual é uma decisão que merece atenção. Portfólio, equipamentos, equipe, experiência, formato de entrega e trabalho pós-evento são alguns dos pontos que precisam entrar nessa avaliação.

Neste artigo, reunimos os principais critérios para ajudar sua empresa a escolher uma produtora audiovisual preparada para o seu próximo evento.

1. Comece pelo portfólio

Antes de contratar uma produtora, veja o que ela já produziu. Mas não olhe apenas para vídeos bonitos. Procure trabalhos parecidos com o evento que sua empresa está planejando.

Uma produtora pode ter um ótimo portfólio de vídeos institucionais, mas isso não significa necessariamente que tenha experiência com uma cobertura de evento que exige equipe circulando pelo espaço, registro de palestras, entrevistas, bastidores e conteúdos publicados em tempo real.

Vale observar:

• Que tipos de eventos a produtora já cobriu?
• Existem trabalhos corporativos no portfólio?
• Como são os registros de público, palco e bastidores?
• A produtora trabalha com diferentes formatos de conteúdo?
• Existem exemplos de real time?
• Como são os aftermovies?
• A linguagem visual combina com a identidade da sua empresa?

O portfólio ajuda a entender não apenas a qualidade da imagem, mas a capacidade da produtora de contar a história de um evento.

2. Pergunte sobre os equipamentos

Equipamento não faz um bom vídeo sozinho, mas a estrutura utilizada pela equipe influencia diretamente as possibilidades de uma cobertura. Dependendo do evento, podem ser necessários diferentes tipos de câmera, lentes, iluminação, captação de áudio, estabilizadores, equipamentos para transmissão, drone e estruturas de edição em tempo real.

Também é importante entender se a produtora possui estrutura para trabalhar com segurança durante todo o evento. Por exemplo: em uma programação com várias palestras acontecendo simultaneamente, uma única câmera pode não ser suficiente. Da mesma forma, uma cobertura de real time exige uma estrutura de captação e edição diferente de uma produção que será entregue apenas depois do evento.

Por isso, mais importante do que perguntar apenas “qual câmera vocês usam?”, é entender: “Qual estrutura vocês planejam para o meu evento e por quê?”

3. Conheça a equipe que estará no evento

Uma cobertura audiovisual é feita por pessoas. Dependendo do tamanho e da complexidade do evento, a equipe pode envolver cinegrafistas, fotógrafos, produtores, editores, profissionais de social media, operadores de equipamentos e outros especialistas.

E o número de profissionais faz diferença. Imagine um evento com três ambientes acontecendo ao mesmo tempo. Se existe apenas uma pessoa responsável pela captação, será impossível registrar tudo.

Por isso, antes de contratar, procure entender:

• Quantas pessoas estarão presencialmente?
• Quais serão as funções de cada profissional?
• Haverá equipe dedicada ao real time?
• Quem será responsável pela fotografia?
• Haverá edição durante o evento?
• Quem será o responsável por coordenar a operação?

Uma equipe bem dimensionada consegue acompanhar o evento sem transformar a cobertura em uma sucessão de improvisos.

4. Defina as entregas antes do evento

Um dos pontos mais importantes na contratação é saber o que será entregue. “Cobertura audiovisual” pode significar muitas coisas diferentes.

Pode incluir apenas fotos. Pode ser um vídeo após o evento. Pode envolver fotografia, vídeos para redes sociais, entrevistas, reels, stories em tempo real, aftermovie e outros conteúdos. Por isso, o ideal é definir as entregas antes da contratação.

Por exemplo:

Durante o evento

• Stories em tempo real;
• Reels e highlights;
• fotografias;
• entrevistas;
• conteúdos para redes sociais.

Após o evento

• aftermovie;
• vídeos institucionais;
• seleção de fotografias;
• cortes de palestras;
• depoimentos;
• conteúdos para redes sociais.

Também é importante alinhar quantidade, formatos e prazos de entrega. Quanto mais claro estiver o escopo, mais fácil será planejar a equipe e a estrutura necessária.

5. Considere a experiência com eventos

Produzir um vídeo em um ambiente controlado é diferente de trabalhar em um evento ao vivo. Em um evento, não existe a possibilidade de pedir para o palestrante repetir aquele momento porque a câmera não estava posicionada corretamente.

A equipe precisa lidar com horários, mudanças de programação, diferentes ambientes, iluminação, áudio, circulação de pessoas e acontecimentos que não estavam previstos. Por isso, a experiência com eventos é um diferencial importante.

Uma produtora acostumada a esse tipo de operação consegue antecipar necessidades, entender os momentos que precisam ser priorizados e adaptar a cobertura quando alguma coisa muda. E experiência não significa apenas quantidade de eventos realizados. Também vale observar quais tipos de eventos já foram produzidos, o tamanho das operações e quais entregas foram realizadas.

6. Pense no pós-evento antes mesmo de ele acontecer

Um erro comum é pensar na cobertura audiovisual apenas como uma forma de registrar o que aconteceu. Mas o conteúdo produzido no evento pode continuar sendo utilizado durante muito tempo.

Um aftermovie pode entrar na comunicação institucional. As fotografias podem ser utilizadas em redes sociais, imprensa, apresentações e materiais comerciais. Entrevistas podem virar conteúdos para LinkedIn. Palestras podem gerar cortes. Depoimentos podem fortalecer a comunicação da empresa.

Por isso, uma boa produtora não deveria pensar apenas em “como registrar o evento?”, mas também em: “Como esse conteúdo poderá ser usado depois?” Essa visão ajuda a aproveitar melhor o investimento realizado na cobertura.

7. Real time exige uma operação diferente

Se a sua empresa quer publicar conteúdos enquanto o evento está acontecendo, esse ponto merece atenção especial. O real time exige velocidade. A equipe precisa captar, selecionar, editar e publicar conteúdos em um intervalo muito curto, sem deixar de lado a qualidade.

Em alguns eventos, inclusive, existe a necessidade de produzir um vídeo durante a própria programação para ser exibido no telão no encerramento.

Nesse cenário, não basta ter bons equipamentos. É preciso contar com equipe, planejamento, estrutura de edição e processos preparados para trabalhar sob pressão de tempo. Por isso, se o real time fizer parte do projeto, pergunte à produtora como essa operação será organizada.

8. Não escolha apenas pelo preço

O orçamento é importante, mas comparar propostas apenas pelo valor final pode levar a uma comparação injusta. Duas produtoras podem apresentar preços diferentes porque estão oferecendo estruturas diferentes.

Uma pode trabalhar com uma equipe maior, mais câmeras, fotografia, edição em tempo real e diferentes entregas. Outra pode oferecer apenas uma equipe reduzida e um vídeo final. Por isso, antes de comparar valores, compare o que está incluído em cada proposta.

Veja equipe, equipamentos, horas de cobertura, quantidade de profissionais, entregas, formatos, prazos e etapas de pós-produção. O mais importante é entender se a estrutura contratada é compatível com o objetivo do evento.

9. Pergunte como funciona o planejamento

Uma boa cobertura começa antes do evento. A produtora precisa conhecer a programação, os espaços, os horários, os momentos mais importantes, os objetivos da empresa e as entregas previstas.

A partir dessas informações, é possível construir um planejamento de cobertura. Esse planejamento pode definir, por exemplo, quais momentos terão prioridade, onde cada profissional ficará, quais equipamentos serão utilizados, como funcionará o real time e como será feita a organização dos arquivos.

Quanto melhor essa etapa for estruturada, mais preparada estará a equipe quando o evento começar.

Afinal, como escolher uma produtora audiovisual para o seu evento?

Antes de fechar um contrato, vale fazer algumas perguntas:

✔ A produtora tem experiência com eventos semelhantes ao meu?

✔ O portfólio mostra trabalhos próximos do que eu preciso?

✔ A equipe é suficiente para o tamanho e a programação do evento?

✔ Os equipamentos são adequados para a cobertura?

✔ As entregas estão claramente definidas?

✔ Existe estrutura para conteúdos em tempo real, caso necessário?

✔ Os prazos de entrega foram alinhados?

✔ Existe um planejamento de cobertura?

✔ A produtora pensa na utilização dos conteúdos depois do evento?

Se essas respostas estiverem claras, fica muito mais fácil avaliar se a produtora escolhida está preparada para assumir a operação.

A cobertura começa muito antes do REC

Um evento não pode ser repetido para corrigir uma cobertura que deu errado. Por isso, o audiovisual precisa fazer parte do planejamento desde o início.

Na ImagemGo, cada cobertura é pensada de acordo com o evento, seus objetivos e as entregas que a empresa precisa gerar. Trabalhamos com fotografia, vídeo, real time, highlights, entrevistas, aftermovies e outros formatos, estruturando a equipe e a operação de acordo com cada projeto.

Porque registrar um evento é apenas uma parte do trabalho. O objetivo é transformar tudo o que acontece durante aquele dia em conteúdo que continue trabalhando para a marca depois que o evento termina.

Está planejando um evento? Fale com a ImagemGo e conte o que sua empresa precisa. A partir disso, podemos pensar juntos na estrutura audiovisual mais adequada para o seu projeto.